Blogg: 3 tips inför planeringen av ert företagsevent

Vill ni få tips och råd kring ert event?

Blogg: 3 tips inför planeringen av ert företagsevent

Få ut maximalt av ert företagsevent med en tydlig strategi och mål, smart koordinering och ett genomtänkt innehåll. Nedan har vi listat några tips för att komma igång med planeringen.

1. Strategi, mål och mätbarhet

För att event ska kunna ge maximal effekt i förhållande till sitt syfte, behöver de vara en förlängning av en strategi. För vissa handlar det om att event blir en del av marknadsföringsmixen eller employer branding-strategin. För andra kan event bli den ledande eller huvudsakliga kanalen för intern eller extern kommunikation.

Därför är målsättningar och mätpunkter, med anknytning till den övergripande strategin en bra plats att börja på, när ditt företag ska anordna ett event.

 

Employer branding

Det är väl etablerat i modern forskning att relationer, gemenskap och värderingar är starkt kopplade till bolagets resultat. En av de vanligaste anledningarna till att anordna företagsevent är därför, inte helt oväntat, för att stärka kulturen och förbättra sammanhållning och relationer mellan medarbetarna i företaget. Det i sin tur leder till ett starkare employer brand, det vill säga hur företaget uppfattas som arbetsgivare av nuvarande, tidigare och potentiella anställda.

Employer brand kan mätas på många olika sätt; eNPS (hur många som skulle rekommendera arbetsplatsen till någon annan), employee retention (hur många anställda som stannar i bolaget och hur länge), antal ansökningar till lediga tjänster etc. Som en del av en employer branding-strategi bör event följas upp långsiktigt utifrån dessa punkter. Ur ett mer kortsiktigt perspektiv kan eventen som genomförs också analyseras och mätas utifrån deltagarengagemang och upplevelse (experience value score till exempel). Läs mer om mätningar inom employer brand här.

 

Marknadsföring

Event som marknadsföring är också vanligt förekommande, vare sig det gäller att ställa ut på en mässa, delta i olika sammankomster eller anordna egna event. Möjligheter och eventuell framgång kan dock skilja sig väsentligt mellan B2B och B2C.

 

B2C (business-to-consumer)

I B2C-sammanhang finns det möjligheter att anordna eller delta i event ur främst två olika aspekter;

  • Direktförsäljning
  • Varumärkesbyggande

Direktförsäljning kan genereras genom att ställa ut på mässor, men kanske främst genom utförsäljningar och produktlanseringar. Ett exempel är J. Lindebergs årliga utförsäljning av kläder, de senaste åren på VENUE81 på Drottninggatan. Här samlas plagg och kollektioner av toppkvalitet, som ska gå ur sortiment och därmed säljs till kraftigt rabatterade priser. Ett koncept som varit en stor succé för både J. Lindeberg och dess kunder! Mätbarheten för dessa typer av event inom B2C kan vara relativt enkel; hur mycket intäkter som genereras.

Varumärkesbyggande aktiviteter kanske är vanligare att ske genom deltagande i mässor, där exempelvis ett företag som säljer produkter inom fitness och hälsa kan prata direkt med sin målgrupp på rätt plats och tid. Det finns även andra typer av varumärkesbyggande event som inriktar sig mer mot relationer eller nätverkande, så som VIP-middagar, influencer events och community-träffar.

För dessa typer av event bör försäljning över tid mätas, men mätning kan även inkludera direkt och organisk trafik till företagets hemsida eller volym av varumärkessök i sökmotorer (så kallad branded search).

 

B2B (business-to-business)

I B2B-sammanhang är direktförsäljning mer sällsynt, framför allt inom enterprise-affärer med långa säljcykler och stora avtal.

Här bör fokus istället ligga på att skapa fantastiska upplevelser för målgruppen som bygger varumärket och genererar efterfrågan över tid, så kallad brand awareness och demand generation.

Ett vanligt sätt att mäta effekten inom B2B av event som en del av marknadsföringsstrategin, innehåller intäkter från marknadsföring, möten och demobokningar, direkt och organisk trafik till hemsidan, samt volym av varumärkessök.

För att identifiera vilka kanaler som driver försäljning och intäkter över tid, kan mer kvalitativa undersökningsmetoder användas. På så sätt kan vanliga konverteringskällor som "word of mouth" eller event lättare identifieras, och det behöver inte alltid innebära stora kundundersökningar eller dyr attributionsmjukvara. Ett exempel att samla in den typen av kvalitativa data på är genom att ha en fråga som ”hur hörde du talas om oss?” i kontaktformuläret på hemsidan.

En bra podcast att följa inom B2B marketing som pratar om dessa saker hittar du här: State of Demand Gen

2. Se över leverantörsbehov

Ett event kan innehålla många olika delar som kräver organisation, koordination och i vissa fall specialistkompetens. Som anordnare eller beställare av ett event, kan det kännas överväldigande att få ihop alla delar på ett sätt som är gynnsamt utifrån eventets syfte och mål. Därför är det viktigt att se över och göra en mappning av vilka delar av eventet som kan planeras och produceras internt på företaget, och vilka som kräver externa leverantörer.

Exempel på leverantörer och innehåll i ett event inkluderar:
• Koncept & Strategi
• Kommunikation
• Deltagarhantering och inbjudningar
• Teknik
• Lokal eller plats
• Mat och dryck
• Eventkoordination
• Dekor
• Övrigt material (tryck, design, give-aways)

Som sagt kan samordningen av allt detta kännas överväldigande, så vårt tips är att ta hjälp! På så sätt kan ni fokusera på kärnan i ert event och inte behöva oroa er för minsta lilla detalj.

3. Innehåll

Sist men inte minst, se till att anpassa ert event och dess innehåll anpassat efter den tilltänkta målgruppen, det bakomliggande syftet och målet med tillställningen.

För att ett event ska ge rätt effekt, är de tre avgörande faktorerna att dess innehåll attraherar, engagerar och är värdeskapande. Då ökar chansen till att ert event inte bara blir minnesvärt utan också framgångsrikt utifrån ert syfte.

Exempel på värdeskapande innehåll kan vara ny kunskap, förmedlat via en talare eller gästexperter i en paneldiskussion, men kan även inkludera andra aktiviteter som produktutbildningar, workshops, övningar eller tävlingar. Det allra viktigaste är att utgå ifrån er målgrupp, deras utmaningar, samt hur och var de vill konsumera innehåll.

Mårten Kask

VD

”Vill du bolla idéer inför ditt event?”

Kontakta mig