Tips: Så här du bokar du er sommarfest

Företagets sommarfest är hos många en stående, årlig aktivitet för att fira innan ledigheterna. Men vill man sätta lite spets på själva genomförandet är det ofta i syftet man börjar sin planering. Frågor att ställa sig kan då inkludera exempelvis:

• Varför ska vi ha en sommarfest?
  • Ex. nöjda medarbetare, fira något speciellt, bygga kultur osv.
• Vad vill vi uppnå med detta? Vad är målsättningen?
• Hur följer vi upp för att se om vi lyckas?

Syftet kan sedan ses som ett riktmärke för hur eventet utformas och vad man vill tillföra tillställningen rent praktiskt, vilket vi återkommer till lite längre ned!

När syftet är klart kan man börja titta på de praktiska detaljerna och hur de linjerar med syftet. Exempel kan vara:

• Plats för eventet, miljö och läge
• Schemat för eventet
• Uppskattat antal gäster
• Transporter (Hur får vi alla gäster från punkt A till punkt B, exempelvis från kontoret till festlokalen?)
• Innehållet
  • Mat & Dryck (Innefattar eventet måltider? Stående eller sittande? Buffé eller trerätters? Ska vi ha bar efteråt?)
  • Underhållning (Artist eller band, aktiviteter, DJ?)
  • Tema

Allt behöver inte vara spikat i detalj i det här skedet av planeringen, utan snarare vara i stora penseldrag av hur ert event ska vara utformat.

Som beställare är det sedan allra bäst att sätta ihop en brief utifrån ovan material, som kan skickas till potentiella samarbetspartners eller leverantörer. Då undviks ofta missförstånd och kvaliteten på eventet höjs.

Sammanfattningsvis bör en brief innehålla åtminstone nedan:

• Syfte
• Mål och uppföljning
• Datum
• Plats
• Tider & Schema
• Innehåll
• Typ av fest/middag
• Antal gäster

Mer än så behövs inte för att samla in ett offertunderlag och komma igång med er planering av sommarfest!

Din brief är klar, du är redo att samla in offerter och välja dina partners för ert firande.

Vissa väljer här att använda helhetsleverantörer som kan hjälpa till med koordineringen av alla insatser, medan andra vill vara spindeln i nätet själva.

Tipset här är att fundera kring hur mycket tid ni vill lägga på koordineringen själva innan ni börjar leta efter leverantörer. Sedan är det bara att skicka ut er brief, samla in underlag, ta några möten och välja partner!

Ha en riktigt fin sommarfest!